La administración de proyectos generalmente es una profesión poco conocida por parte del usuario potencial y en caso de serlo es considerada como un coste añadido, un servicio caro e innecesario y debo decir que nada más lejos de la realidad. Nada más lejos de la realidad.
Por ello es conveniente dar respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes.
- ¿Supone un sobre coste para el proyecto la contratación de un Administrador de obra?
Sin duda la respuesta es NO, no supone un sobre coste en el coste final del proyecto y no lo es por diferentes motivos.
- Debemos considerar que libera al promotor de la utilización de sus propios recursos para administrar por sí mismo el proyecto que tiene previsto llevar a cabo. Este aspecto es especialmente relevante cuando el promotor no está familiarizado con el sector.
- El conocimiento que el administrador tendrá del proyecto, le permite poder trabajar en detalle el proceso previo al inicio de los trabajos con la máxima atención y planificar el cómo se desarrollará la fase de ejecución.
Este hecho permite reducir a la mínima expresión la existencia de imprevistos que distorsionen las previsiones iniciales, con especial hincapié en las de ámbito temporal y económico.
- Realizar un proceso de contratación de industriales aportándoles información de calidad, estructurada y transparente, implica establecer una relación de confianza. Confianza que es de vital importancia para poder reducir el impacto que la incerteza genera en la fijación de precios por parte los industriales.
- ¿Por qué es beneficioso colaborar con un Gestor profesional? ¿Qué ventajas reporta al cliente?
La colaboración de un Administrador le permitirá disponer de un único interlocutor mediante el cual podrá canalizar toda la información de forma bidireccional y por tanto no quedará expuesto al desgaste que la ejecución de un proyecto de obras conlleva.
Podrá obtener información de calidad que le ayudará a tomar decisiones con fundamento durante la fase previa al inicio de los trabajos y durante la ejecución de los mismos y dispondrá del apoyo de profesionales que guiarán el proyecto hasta la finalización del mismo en los términos acordados entre las partes.
- ¿Cuál es la función de un Gestor de obra?
Representa al cliente ante aquellos agentes que participan en la ejecución de la obra, bien sea Administración Pública, equipo de diseño, compañías suministradoras, proveedores de materiales, industriales, etc.
El gestor debe aportarle siempre información actualizada y de calidad en todas las fases de la obra, ser preciso en las previsiones y velar con rigor en el cumplimiento de las mismas, tanto en el terreno cualitativo como cuantitativo.
Proporcionará cobertura al vacío que existe entre cliente y aquellos que ejecutan los trabajos, independientemente de la magnitud económica que el proyecto pueda precisar.
El administrador actúa como nexo de unión entre las partes, y es su obligación propiciar un escenario de trabajo en el que predomine la transparencia, el compromiso y los valores personales y profesionales.
- ¿Cuál es el lugar del Gestor de obra?
La función de un Administrador tiene como objetivo velar por los intereses del cliente final, por tanto es a este a quien presta su servicio y es con él con quien mantendrá una relación contractual directa.
Una relación documentada mediante contrato pero que debe basarse en términos recíprocos de transparencia, compromiso y confianza.
- Consideración de “cliente final”.
Cuando se hace referencia al concepto de “Cliente final”, de forma genérica se hace referencia a una persona física particular, una sociedad mercantil o una Comunidad de Propietarios por poner algunos ejemplos que generalmente será el usuario o beneficiario último de los trabajos realizados.
- ¿Cómo veremos materializado el trabajo del Gestor?
En este caso, la respuesta resulta muy simple. Con resultados. El administrador no se limita a generar documentación presentada de forma vistosa. “Simplemente” debe trabajar para alzanzar resultados según lo previsto.
Si el trabajo no se realiza correctamente, el propio administrador delatará la ineficiencia de su trabajo a través de la aparición de situaciones o estados imprevistos que el cliente podrá percibir por sí mismo.
- ¿El Administrador aporta sus propios industriales?
La respuesta es NO. El administrador NO es quien ejecuta el proyecto de forma material, su labor consiste en guiar y pautar el proceso de ejecución, representar al cliente y velar por los intereses de este.
Para ello deberá interactuar con diferentes profesionales con especialidades diversas que darán cobertura a los diferentes trabajos necesarios para obtener el resultado previsto.
Independientemente de que el proyecto se ejecute mediante un único contratista o con varios según sean sus especialidades, será conveniente que no exista relación estrecha entre el Administrador y aquellos quienes proceden a la ejecución material.
En caso de existir esta relación o conocimiento previo entre ambas partes, será necesario que el Administrador informe al cliente de tal forma que este pueda expresar su opinión al respecto.
En modo alguno el Administrador podrá ser retribuido en la forma que fuere por parte de ninguno de los agentes que participen en el proceso de ejecución de obra a excepción del promotor en su condición de cliente y representado.
El Administrador debe actuar de forma independiente, sin otro interés que no sea el de poder desarrollar su labor de forma transparente y libre de condicionamientos que no sean los que su profesión le impone, evitando en todo momento situaciones que pudieran comportar un conflicto de intereses.
El Administrador actúa como consultor y/o gestor, orientado a la obtención de resultados y no como constructor. Por tanto no aportará industriales en ninguna de las especialidades que se precisen.
- ¿No debiera ser quién proyecta y/o ejecuta la obra quién gestione y administre?
No necesariamente y en el caso de que así sea el cliente final deberá disponer de uuna figura que le represente en un modelo de contrato que denominaremos «Diseño y Construcción». El cliente en todo momento debe tener la potestad de liderar el proyecto en el modo y forma debida y evitar que por razones diversas, los intereses puedan mostrarse en su contra.
Si quien diseña a su vez aporta el servicio de construcción y adopta el compromiso de ejecutar la obra mediante un solo contrato en el que se responsabiliza del diseño y la construcción del proyecto, puede resultar una opción viable, siempre y cuando comprendamos perfectamente qué y cómo estamos contratando, en qué condiciones y que el cliente actúe a través de un represente o administrador ante la empresa contratada en modalidad de “diseño y construcción”.
Este tipo de contratos comportan relaciones entre contratista y sub-contratatistas de servicios y materialesque el cliente debe conocer. Todas las partes deben utilizar el mismo lenguaje para evitar posiciones de desigualdad.
En el caso de que no se dé la circunstancia anteriormente descrita, se desaconseja que una de las partes intervinientes en la ejecución material de la obra, con intereses propios sea quien administre el proyecto del que forma parte.
Todo aquel que interviene de forma directa en el proceso de ejecución del proyecto es parte interesada.
Dirimir responsabilidades si un error de ejecución resulta de un error de diseño o si un error de diseño es consecuencia de una falta de información que el cliente aparentemente no ha proporcionado o si una carencia en el presupuesto es la resultante de una carencia en el proyecto o bien es atribuible a la falta de revisión del proyecto por parte del constructor…, siempre será una cuestión delicada y complicada de resolver una vez que la obra se haya iniciado. Los intereses propios de aquellos que intervienen confluyen y colisionan entre sí.
Generalmente la parte que mayor perjuicio soporta ante este tipo de situaciones es el cliente final, el cual puede llegar a verse envuelto en una situación imprevista asumiendo una serie de responsabilidades que no debieran corresponderle.
PLANIFICACIÓN Y GESTION DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 