Preguntas frecuentes

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La administración de proyectos generalmente es una profesión poco comprendida por parte del potencial usuario y es considerada como un coste añadido a los costes propios de ejecución de un proyecto. Por este motivo seguro que es conveniente dar respuesta a algunas preguntas más frecuentes.

1. ¿Supone un sobre coste para el proyecto la contratación de un Administrador?

Sin duda la respuesta es NO, no supone un sobre coste en el coste final del proyecto y no lo es por diferentes motivos.

  • Debemos tener en cuenta que libera al promotor de la utilización de sus propios recursos para administrar por sí mismo el proyecto que tiene previsto llevar a cabo. Este aspecto es especialmente relevante cuando el promotor no está familiarizado con el sector.
  • El conocimiento que el administrador debe tener del proyecto, le permite poder trabajar en detalle el proceso previo al inicio de los trabajos con el objetivo puesto en cómo se desarrollará la fase de ejecución. Este hecho permite reducir a la mínima expresión la existencia de imprevistos que distorsionen las previsiones iniciales, con especial hincapié  en las de ámbito económico.
  • Llevar a cabo el proceso de contratación de industriales aportando información de calidad, estructurada y transparente, genera confianza la cual es de vital importancia en cualquier tipo de relación y permite reducir el impacto que tiene en los precios un alto margen de incertidumbre.

 

2. ¿Por qué es beneficioso colaborar con un Administrador profesional, qué beneficios reporta al cliente?

La colaboración de un Administrador le permitirá disponer de un único interlocutor mediante el cual podrá canalizar toda la información de forma bidireccional y por tanto no quedará expuesto al desgaste que el desarrollo de cualquier proyecto conlleva en su día a día.

Podrá obtener información de calidad que le ayudará a tomar decisiones con fundamento en la fase previa al inicio de los trabajos y dispondrá del apoyo de un profesional que deberá guiar el proyecto hasta la finalización del mismo en los términos acordados con las partes que intervienen.

3. ¿Cuál es la función de un Administrador?

El Administrador representa al cliente ante aquellos agentes que participan en la ejecución del proyecto,  administración pública, equipo de diseño, industriales, etc.

El Administrador debe aportarle siempre información fiable en todas las fases del proyecto, ser preciso en las previsiones y velar con rigor en el cumplimiento de las mismas, tanto en el terreno cualitativo como cuantitativo.

El Administrador proporciona cobertura al vacío que existe entre el promotor, cliente de un proyecto, independientemente de la magnitud económica que el proyecto pueda tener y los proveedores de servicios que pueda precisar para su ejecución así como en la relación del cliente con las Administraciones  Públicas y compañías suministradoras.

El administrador actúa como nexo de unión entre las partes, y es su obligación propiciar un escenario de trabajo en el que predomine la transparencia, el compromiso y los valores personales y profesionales.

4. ¿Para quién actúa el Administrador?

La función de un Administrador tiene como objetivo velar por los intereses del cliente final, por tanto es a este a quien presta su servicio y es con él con quien mantendrá una relación contractual directa.

Una relación documentada mediante un contrato pero que debe basarse y consolidarse en términos recíprocos de transparencia, compromiso y confianza en aquellas cuestiones básicas y necesarias para obtener los objetivos previstos.

5. Consideración de “cliente final”.

Cuando se hace referencia al concepto de “Cliente final”,  de forma genérica se hace referencia a una persona física particular, una sociedad mercantil o una Comunidad de Propietarios por poner algunos ejemplos que generalmente será el usuario o beneficiario último de los trabajos realizados.

6. ¿Cómo veremos materializado el trabajo del administrador?

Resulta muy simple. Con resultados. El administrador no se limita a generar documentación presentada de forma vistosa. “Simplemente” generará la documentación necesaria acorde al proyecto y a los requerimientos del cliente con relación a la información que precisa.

Si el trabajo no se realiza correctamente, el propio administrador delatará la ineficiencia de su trabajo a través de la aparición de situaciones o estados imprevistos que el cliente podrá percibir por sí mismo.

7. ¿El administrador aporta sus propios industriales?

El administrador no es quien ejecuta el proyecto de forma material,  su labor consiste en guiar y pautar el proceso de ejecución, representar al cliente y velar por los intereses de este.

Para ello deberá interactuar con diferentes profesionales con especialidades diversas que darán cobertura a las diferentes actividades que serán necesarias para obtener el resultado previsto.

Independientemente de que el proyecto se ejecute mediante un único contratista o con varios según sean sus especialidades, será conveniente que no exista relación estrecha entre el Administrador y aquellos quienes proceden a la ejecución material.

En caso de existir esta relación o conocimiento previo entre ambas partes, se considera adecuado e incluso necesario que el Administrador informe al cliente de modo que este pueda expresar su opinión al respecto.

El Administrador debe actuar de forma independiente, sin otro interés que no sea el de poder desarrollar su labor de forma transparente y libre de condicionamientos que no sean los que su profesión le impone, evitando en todo momento  situaciones que pudieran incurrir en un conflicto de intereses.

EL Administrador actúa como consultor, orientado a la obtención de resultados, pero como consultor y no como constructor, por tanto no aportará industriales en ninguna de las especialidades que se precisen.

8. ¿Quién diseña o ejecuta el proyecto debe ser quien lo administre?

Dependerá como se determina la relación contractual entre las partes. Si quien diseña a su vez aporta el servicio de construcción y adopta el compromiso de ejecutar la obra mediante un solo contrato en el que se responsabiliza del diseño y la construcción del proyecto, pues puede ser viable, siempre y cuando entendamos perfectamente que estamos contratando y en qué condiciones. Todas las partes deben utilizar el mismo lenguaje para evitar errores es posiciones de desigualdad.

En el caso de que no se dé la circunstancia anteriormente descrita, es decir un único contrato, un solo interlocutor, personalmente desaconsejo que una de las partes que intervienen con intereses propios acabe administrando el proyecto del que forma parte. Todo aquel que interviene de forma directa en el proceso de ejecución del proyecto es parte interesada.

Dirimir responsabilidades si un error de ejecución deriva de un error de diseño o si un error de diseño deriva de una falta de información que el cliente aparentemente no ha proporcionado o si una carencia en el presupuesto es la resultante de una falta en el proyecto o bien es atribuible a la falta de revisión del proyecto por parte del constructor, será una cuestión delicada y complicada de resolver una vez el proyecto se haya iniciado por que los intereses propios de aquellos que intervienen confluyen entre sí.

Generalmente la parte más perjudicada ante este tipo de situaciones es el cliente el cual puede llegar a verse envuelto en una situación imprevista asumiendo una serie de responsabilidades que no debieran corresponderle.

El contenido con relación a los trabajos que realiza un “Quantity Surveyors” o Administrador de costes, genera en numerosas ocasiones una gran cantidad de dudas. Aquí, en esta “pestaña” he         enumerado algunas de ellas pero podrían ser muchas más.

   No dude en contactar conmigo para obtener la información que precise.


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